JAKARTA - Contoh notula rapat adalah catatan yang dibuat oleh seseorang yang ditunjuk untuk mencatat jalannya rapat. 

Notula ini bisa ditulis tangan di atas kertas atau diketik, tergantung pada situasi dan kebutuhan rapat tersebut. Untuk memahami lebih lanjut mengenai notula rapat, berikut penjelasannya. 

Contoh notula rapat membantu dalam mendokumentasikan hasil diskusi secara rinci dan terstruktur.

Pengertian dan Fungsi Notula Rapat

Notula rapat adalah catatan yang dibuat untuk merekam jalannya sebuah rapat atau persidangan, termasuk topik yang dibahas dan keputusan yang diambil. 

Meskipun banyak yang lebih familiar dengan istilah "notulen", "notula" adalah kata yang baku dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). Notula disusun dengan cara yang sistematis, padat, dan ringkas, berisi inti pembicaraan rapat. 

Dengan notula, hasil rapat dapat terdokumentasi secara tertulis dengan jelas, memudahkan untuk dilaporkan atau disimpan sebagai arsip.

Pencatat notula rapat biasanya adalah sekretaris atau asisten yang bertugas mencatat waktu, topik, jumlah peserta, serta kesimpulan rapat. Berikut adalah beberapa fungsi utama notula rapat:

-Alat Bukti Rapat: Notula berfungsi sebagai bukti sah jika diperlukan di kemudian hari untuk mengetahui hasil atau perubahan yang terjadi dalam rapat.

-Sumber Informasi: Bagi yang tidak dapat hadir dalam rapat, notula memberikan informasi lengkap tentang apa yang dibahas dalam rapat tersebut.

-Dokumen Arsip: Notula rapat yang terarsip memudahkan evaluasi dan peninjauan kembali perkembangan rapat atau keputusan yang sudah diambil.

-Panduan Rapat: Notula memberikan panduan tentang tugas dan tanggung jawab yang dibagikan selama rapat, memudahkan pelaksanaan tindak lanjut.

-Sebagai Pengingat: Dengan mencatat agenda dan tugas-tugas yang ditetapkan, notula rapat berfungsi sebagai pengingat untuk langkah-langkah selanjutnya.

-Sebagai Referensi: Bagi anggota yang tidak hadir, notula berfungsi sebagai referensi untuk tetap mendapatkan informasi rapat yang telah berlangsung.

-Perlindungan Hukum: Notula rapat juga bisa menjadi dokumen yang sah di pengadilan, berfungsi sebagai bukti hukum yang merekam semua kejadian yang terjadi dalam rapat.

Struktur Notula Rapat

Sebelum menyusun notula rapat, penting untuk memahami struktur yang harus diikuti. 

Notula rapat harus disusun secara terstruktur, rinci, dan berurutan agar pembaca dapat mengikuti alur rapat dengan mudah, mulai dari pembukaan, pembahasan, hingga kesimpulan. 

Meskipun setiap organisasi atau perusahaan mungkin memiliki kebijakan penulisan yang berbeda, secara umum, hal-hal yang perlu dicantumkan dalam notula rapat adalah sebagai berikut:

Judul Rapat

Judul rapat harus mencerminkan tujuan utama rapat, sehingga memudahkan pencarian arsip atau dokumen.

Waktu dan Tempat Rapat

Waktu dan tempat pelaksanaan rapat harus dicatat dengan rinci untuk memudahkan pemahaman tentang urutan waktu dan tempat rapat.

Daftar Anggota Rapat

Daftar hadir peserta rapat sangat penting untuk dicatat. Ini membantu mengetahui siapa saja yang hadir dan memberikan informasi mengenai ketidakhadiran pihak-pihak terkait.

Tujuan Rapat

Tuliskan tujuan rapat, termasuk topik pembahasan atau hal-hal penting lainnya yang akan dibahas. Ini membantu pembaca memahami fokus rapat.

Pembahasan, Hasil, dan Kesimpulan Rapat

Bagian ini harus dicatat dengan jelas dan ringkas, berisi hasil dari diskusi dan kesimpulan yang dicapai selama rapat.

Action Plan atau Tindak Lanjut

Setiap tindakan yang perlu dilakukan setelah rapat harus dicatat, termasuk siapa yang bertanggung jawab dan apa yang harus dilakukan.

Tenggat Waktu Penyelesaian Action Plan

Tindak lanjut harus dilengkapi dengan tenggat waktu yang jelas agar dapat diselesaikan sesuai jadwal.

Peristiwa atau Diskusi Lain yang Layak Didokumentasikan

Catat setiap hal penting yang mungkin berguna sebagai referensi untuk tindakan di masa depan.

Follow up Meeting

Notula harus mencatat kapan dan bagaimana rapat lanjutan akan dilakukan untuk memastikan tindak lanjut terlaksana sesuai kesepakatan.

Langkah-langkah Membuat Notula Rapat

Ketika menyusun notula, penting untuk diingat bahwa tidak perlu menulis setiap percakapan dalam rapat. 

Fokuslah pada hal-hal penting dan poin utama yang dibahas. Jika merasa kesulitan, berikut beberapa langkah yang bisa diikuti untuk membuat notula rapat yang efektif.

Lakukan Persiapan

Sebelum menghadiri rapat, pastikan untuk memahami agenda dan topik yang akan dibahas. Siapkan alat tulis atau perangkat digital seperti laptop atau tablet untuk mencatat. 

Jika diperlukan, bawa alat perekam suara atau aplikasi perekam di ponsel untuk memastikan semua pembahasan tercatat dengan lengkap. 

Alat perekam ini bisa membantu jika ada bagian yang terlewat dan perlu direvisi setelah rapat.

Catat Peserta yang Hadir

Sebagai penulis notula, penting untuk mencatat siapa saja yang hadir dalam rapat dan siapa yang tidak hadir. Hal ini penting agar peserta yang tidak hadir dapat mendapatkan informasi lanjutan tentang hasil rapat.

Catat Poin-poin Penting dalam Rapat

Jangan coba menulis setiap percakapan dalam rapat, tetapi fokuslah pada hal-hal penting, keputusan yang diambil, dan hasil rapat. Berikut beberapa indikator yang dapat membantu dalam mencatat poin-poin penting rapat:

-Apa yang dibahas dalam rapat?

-Keputusan apa yang diambil selama rapat?

-Apa capaian yang ditargetkan dalam rapat?

-Apa rencana tindak lanjut setelah rapat?

Jika terjadi perdebatan atau diskusi, tuliskan pandangan dari setiap peserta secara ringkas dan hasil keputusan yang dicapai. 

Selain itu, catat juga siapa yang membuat keputusan dan apakah keputusan tersebut hasil konsensus atau ditentukan oleh pimpinan rapat.

Bedakan antara Opini dan Fakta

Ketika mencatat notula, pastikan untuk membedakan antara fakta dan opini. Fokuskan pada penyajian fakta agar notula rapat tetap jelas dan sederhana. 

Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa notula tidak mengandung interpretasi pribadi, melainkan informasi yang akurat dan sesuai dengan kenyataan yang terjadi selama rapat.

Buat Langkah-langkah Selanjutnya secara Rinci

Setiap rapat biasanya menghasilkan tindak lanjut yang perlu dilaksanakan. Berikut hal-hal yang perlu dicatat terkait langkah-langkah selanjutnya:

-Siapa yang bertanggung jawab atas setiap tindakan yang harus dilakukan?

-Apa saja sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan tersebut?

-Kapan tindak lanjut tersebut harus dilaksanakan?

-Apa jadwal atau waktu yang ditentukan untuk meninjau perkembangan atau hasil dari tindak lanjut tersebut?

Lakukan Pengecekan Terakhir Kali

Setelah rapat selesai, pastikan untuk memeriksa kembali notula yang telah dicatat. Tinjau kembali apakah semua poin penting dan keputusan telah tercatat dengan benar.

Kirimkan Segera

Setelah mengecek dan memastikan semua informasi sudah benar, kirimkan notula rapat kepada seluruh peserta rapat. 

Sebaiknya notula tersebut dikirimkan dalam waktu yang singkat, idealnya dalam satu jam setelah rapat berakhir atau paling lambat pada hari yang sama, untuk memastikan semua peserta rapat dapat segera mengaksesnya dan melakukan tindak lanjut sesuai dengan yang telah dibahas.

Tips Membuat Notula Rapat

Setelah memahami langkah-langkah membuat notula rapat, berikut beberapa tips yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan kepercayaan diri dalam menulis notula:

Mulailah dengan Action Review

Salah satu cara untuk membuat notula dengan lebih efisien adalah dengan meninjau kembali tindakan yang telah dilakukan dalam rapat sebelumnya. 

Sebelum rapat dimulai, buatlah ringkasan dari rapat sebelumnya untuk melihat perkembangan atau perubahan yang telah terjadi. 

Dengan melakukan action review, waktu dapat dihemat karena langsung bisa menilai perkembangan atau tindak lanjut dari rapat yang sudah dilaksanakan. 

Misalnya, apakah poin-poin yang dibahas pada rapat sebelumnya sudah selesai atau masih berlanjut.

Gunakan Tabel

Untuk mempermudah pencatatan notula, gunakan tabel dengan tiga kolom: item pembahasan, ringkasan diskusi, dan pemilik tindakan (action owner). Struktur ini mempermudah untuk menulis poin-poin penting secara jelas dan cepat.

Setelah itu, konversi isi tabel ke dalam bentuk narasi untuk membuat notula yang siap dibagikan kepada peserta rapat.

Manfaatkan Template

Jika organisasi atau perusahaan tempat kamu bekerja memiliki template standar untuk notula rapat, sebaiknya gunakan template tersebut untuk memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap format yang telah disepakati. 

Namun, jika belum ada template baku, kamu bisa membuat template sendiri atau mencari referensi template notula standar yang mudah diterapkan. 

Penggunaan template akan mempermudah dan mempercepat proses penulisan notula rapat, sehingga lebih efisien dan terorganisir.

Contoh Notula Rapat

Berikut adalah contoh notula rapat yang bisa dijadikan referensi dalam membuat notula rapat di berbagai perusahaan atau organisasi.

Notula Rapat Perusahaan

Setiap perusahaan umumnya mengadakan rapat, baik rapat rutin maupun rapat khusus lainnya. Selama rapat, biasanya diperlukan notula untuk merangkum poin-poin penting yang dibahas. Berikut adalah contoh dari notula rapat perusahaan:

Hari/Tanggal : Senin, 23 Maret 2020

Waktu : 09.00 WIB – Selesai

Tempat : Kantor PT Oke Permata

Agenda Rapat : Pembahasan Ulang Tahun Perusahaan

Pemimpin Rapat : Andini Dwi Lestari (CEO PT Oke Permata)

Notulis : Abdul Sodik

Kegiatan Rapat:

-Pembukaan oleh pemimpin rapat

-Sambutan CEO

-Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan

Keputusan Rapat:

Pada rapat yang dilaksanakan pada Senin, 23 Maret 2020, dibahas pembentukan panitia ulang tahun PT Oke Permata yang akan diadakan pada pertengahan bulan Mei 2020. Keputusan yang diambil adalah penetapan panitia sebagai berikut:

-Ketua Pelaksana : Tommy Welly

-Sekretaris : Sri Wulandari

-Bendahara : Rima Agustini

-Seksi Acara : Mira Lesmana

-Humas : Hendra Setiawan

-Seksi Perlengkapan : Muhammad Abdul Kodir

-Seksi Konsumsi : Mey Saprida Setiawati

Jakarta, 20 Maret 2020

Pimpinan Rapat Notulis

Andini Dwi Lestari Abdul Sodik

Sebagai penutup, sebagai referensi, contoh notula rapat di atas dapat membantu dalam menyusun notula yang jelas dan terstruktur.