JAKARTA - Komunikasi organisasi adalah elemen penting dalam kehidupan sosial manusia, karena setiap individu secara alami membutuhkan interaksi untuk membina kedekatan dan menjalin hubungan yang harmonis. 

Melalui proses komunikasi inilah tercipta pemahaman yang mendalam antar anggota, baik dalam lingkungan keluarga, pertemanan, maupun organisasi. 

Dengan kata lain, komunikasi organisasi adalah jembatan utama yang menghubungkan individu-individu dalam mencapai keselarasan dan tujuan bersama.

Pengertian Komunikasi

Berdasarkan pandangan Jenis dan Kelly, komunikasi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang melibatkan individu atau komunikator dalam menyampaikan rangsangan tertentu, dengan tujuan mempengaruhi atau membentuk perilaku individu lainnya.

Sementara itu, Raymond Ross menjelaskan bahwa komunikasi adalah proses menyeleksi, menyusun, dan mengirimkan simbol-simbol yang memungkinkan pendengar membentuk pemahaman atau tanggapan yang sejalan dengan maksud pengirim pesan. 

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), komunikasi dijelaskan sebagai kegiatan menyampaikan dan menerima informasi atau pesan antara dua pihak atau lebih, agar isi pesan tersebut dapat dimengerti oleh penerimanya. 

Berdasarkan ketiga pendapat tersebut, dapat dirangkum bahwa komunikasi merupakan suatu proses pertukaran simbol atau pesan yang melibatkan pemilahan, pengiriman, serta penerimaan, dengan tujuan agar isi pesan dapat diterima dan dipahami oleh pihak lain.

Pengertian Organisasi

Stephen Robbins mendefinisikan organisasi sebagai sebuah kelompok dalam kehidupan sosial yang dikoordinasikan secara sadar dan memiliki batasan tertentu yang dapat dikenali.

Menurut Sondang Siagian, organisasi merupakan suatu bentuk persekutuan yang terdiri dari dua orang atau lebih yang terikat dalam hubungan formal untuk bekerja sama demi mencapai tujuan bersama.

Sementara itu, Thompson menyatakan bahwa organisasi adalah gabungan individu-individu tertentu yang bersifat rasional dan impersonal, yang bekerja sama untuk meraih satu atau beberapa tujuan yang telah dibahas dan disepakati bersama.

Berdasarkan ketiga pandangan tersebut, dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih, dibentuk dengan struktur tertentu, dan bertujuan mencapai hasil yang telah direncanakan bersama melalui kerja sama yang terkoordinasi.

Komunikasi Organisasi adalah

Menurut Goldhaber (1986), komunikasi organisasi adalah suatu proses di mana pesan-pesan diciptakan dan dipertukarkan dalam jaringan hubungan yang saling bergantung guna menghadapi kondisi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah.

Ron Ludlow menyatakan bahwa komunikasi dalam organisasi merupakan bagian dari program komunikasi yang terkait dengan kajian Public Relations (PR), khususnya mengenai hubungan internal, hubungan dengan pemerintah, serta hubungan dengan para investor dalam lingkup organisasi.

Devito juga berpendapat bahwa komunikasi dalam organisasi mencakup aktivitas pengiriman dan penerimaan pesan, baik dalam kelompok resmi maupun tidak resmi di dalam sebuah organisasi.

Sementara itu, Katz dan Kahn memandang komunikasi organisasi sebagai proses pengiriman dan pertukaran informasi dalam struktur organisasi, yang kemudian menciptakan aliran informasi di dalamnya.

Pace dan Faules menambahkan bahwa komunikasi organisasi mencerminkan perilaku yang berlangsung dalam suatu organisasi, termasuk keterlibatan individu-individu dalam proses bertukar makna atau pesan.

Frank Jefkins memberikan definisi bahwa komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi yang dirancang secara strategis oleh suatu organisasi untuk berinteraksi dengan publik atau masyarakat luas, demi mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. 

Dalam pandangannya, komunikasi internal antar anggota atau dengan pimpinan tidak masuk dalam kategori komunikasi organisasi, karena fokusnya adalah interaksi organisasi dengan pihak eksternal.

Teori-teori dan Jenis Teori Komunikasi Organisasi

Teori Struktural Klasik

Teori ini mulai berkembang sejak abad ke-19 dan sering disebut sebagai teori mesin. Pandangan ini melihat organisasi sebagai sistem yang sangat terpusat pada tugas-tugasnya, dengan struktur yang kaku, berulang, dan minim inovasi. 

Teori ini menekankan empat unsur utama, yakni otoritas, pelayanan timbal balik, doktrin, serta disiplin yang ketat.

Teori Neoklasik atau Pendekatan Hubungan Manusia

Diperkenalkan oleh Elton Mayo, teori ini muncul sebagai tanggapan atas kekurangan dalam teori klasik. Fokus utamanya adalah pada pentingnya dimensi psikologis dan sosial dari pekerja, baik sebagai individu maupun sebagai bagian dari tim kerja. 

Temuan dari eksperimen Mayo di Pabrik Hawthorne pada tahun 1924 menunjukkan bahwa peningkatan produktivitas kerja berkaitan erat dengan perhatian terhadap insentif finansial dan kondisi kerja yang mendukung.

Teori Fusi

Dikembangkan oleh Bakke dan kemudian disempurnakan oleh Argyris pada tahun 1957, teori ini berangkat dari kesadaran bahwa kebutuhan dan kepentingan individu dalam organisasi tidak selalu seragam. 

Bakke menyatakan bahwa organisasi memiliki pengaruh terhadap individu, namun sebaliknya individu juga mempengaruhi organisasi. 

Interaksi dua arah ini membuat pegawai menunjukkan kecenderungan untuk membentuk atau membentuk ulang struktur organisasi. 

Setiap posisi kerja mencerminkan keunikan tersendiri dan bisa disesuaikan dengan potensi serta minat individu.

Model Peniti Penghubung (Linking Pin Model)

Renis Likert mengembangkan model ini untuk menggambarkan bagaimana struktur organisasi terdiri dari kelompok-kelompok yang saling terhubung. 

Dalam model ini, terdapat peran penyelia, yaitu seseorang yang menjadi bagian dari dua unit atau kelompok berbeda (baik unit atas maupun unit bawah). 

Penyelia berfungsi sebagai jembatan yang menghubungkan satu kelompok kerja dengan kelompok lainnya, sehingga interaksi antarkelompok menjadi lebih efektif. Kemampuan organisasi untuk bekerja secara efisien sangat bergantung pada fungsi penghubung ini.

Teori Sistem Sosial

Teori ini menyampaikan bahwa keterhubungan antarindividu merupakan fondasi utama keberlangsungan organisasi. Organisasi dapat terus berjalan meskipun orang-orang di dalamnya telah berubah, termasuk jika ada anggota yang sudah meninggal dunia.

Pendapat dari Katz dan Kahn menggarisbawahi bahwa kualitas hubungan antarmanusia dalam organisasi lebih penting dibandingkan dengan struktur formal atau jabatan resmi yang ada.

Teori Hubungan Masyarakat (Public Relations)

Menurut Ron Ludlow, komunikasi organisasi merupakan bagian dari studi hubungan masyarakat. 

Teori ini menjelaskan bahwa organisasi perlu melakukan komunikasi yang dirancang secara menyeluruh dan berkelanjutan, bertujuan untuk membangun dan menjaga hubungan baik dengan publik. 

Tujuan akhirnya adalah terciptanya saling pengertian antara organisasi dan audiens eksternal. Pandangan ini juga didukung oleh Frank Jefkins.

Teori Kepemimpinan

Teori ini menyatakan bahwa peran pemimpin sangat vital dalam membantu anggota organisasi memenuhi kebutuhan dan mencapai tujuan bersama. Hersey merumuskan empat fungsi utama dari seorang pemimpin, yaitu: 

(a) telling : memberikan informasi secara jelas, 

(b) selling : menawarkan arahan atau panduan, 

(c) participating : membangun kerja sama yang harmonis, dan 

(d) delegating : mengambil keputusan serta mendelegasikan tugas secara efektif.

Jenis-jenis Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi secara umum terbagi menjadi dua kategori utama, yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. 

Komunikasi internal merujuk pada proses interaksi yang terjadi di dalam tubuh organisasi itu sendiri, di mana tujuannya adalah membangun serta memperkuat hubungan antar anggota. 

Misalnya, ketika organisasi berupaya memperbarui visi lama yang telah digunakan sejak awal berdiri, hal ini perlu dilakukan melalui proses diskusi yang melibatkan semua anggota secara aktif, termasuk kolaborasi yang intens antara anggota dan pimpinan. 

Jika proses komunikasi ini berlangsung dengan baik, maka akan terbentuk suasana kerja yang sehat serta mempererat hubungan antar individu dalam organisasi.

Sementara itu, komunikasi eksternal dalam konteks organisasi mengacu pada hubungan yang dijalin dengan pihak-pihak di luar organisasi. 

Biasanya, komunikasi jenis ini digunakan ketika organisasi sedang membutuhkan dukungan seperti sponsor atau kerja sama iklan. 

Tujuan dari komunikasi eksternal ini adalah menjalin kolaborasi dengan pihak luar untuk membantu memenuhi kebutuhan organisasi, seperti mendapatkan pendanaan, mempromosikan kegiatan, atau membangun jaringan yang lebih luas.

Manfaat Komunikasi Organisasi

Setelah memahami definisi, teori, serta berbagai jenis komunikasi organisasi, kini saatnya mengenal sejumlah manfaat yang bisa diperoleh dari pemahaman tersebut.

Pertama, dengan menguasai teori komunikasi organisasi, seseorang yang tergabung dalam sebuah kelompok atau lingkungan organisasi akan lebih mudah memahami peran dan posisinya dalam struktur yang ada.

Kedua, pemahaman ini dapat mempererat hubungan antara sesama anggota maupun antara anggota dengan pimpinan, sehingga keberlangsungan organisasi menjadi lebih stabil dan muncul rasa tanggung jawab untuk merawat serta mempertahankannya.

Ketiga, komunikasi yang terjalin dengan baik akan membantu organisasi mencapai tujuannya dengan lebih mudah. 

Dengan adanya alur komunikasi yang lancar, baik antar individu maupun antar unit pimpinan, perbedaan pendapat dalam diskusi dapat dikelola secara konstruktif.

Keempat, pengetahuan tentang teori komunikasi organisasi juga membantu individu menempatkan diri secara tepat dan mampu menyesuaikan diri dengan situasi dalam lingkungan organisasi tersebut.

Kelima, pemahaman ini memungkinkan seseorang untuk menyadari peran serta tanggung jawabnya, baik sebagai pemimpin maupun sebagai anggota. 

Kesadaran ini akan mendorong peningkatan kinerja serta efektivitas organisasi dalam mencapai tujuan yang telah disepakati bersama.

Fungsi Komunikasi Organisasi

Selain memahami manfaat dari komunikasi organisasi, penting juga bagi pembaca untuk mengetahui berbagai fungsi yang dimilikinya, terutama jika sudah memahami konsep serta teori yang mendasarinya. 

Menurut Sendjaja (1994), komunikasi dalam organisasi memiliki empat fungsi utama sebagai berikut:

Fungsi Informatif

Fungsi ini menggambarkan organisasi sebagai sistem yang bertugas memproses informasi. 

Tujuannya adalah agar pertukaran informasi di dalam organisasi berjalan secara efektif, sehingga semua pihak yang terlibat dapat saling memberikan dan menerima informasi demi kelancaran aktivitas organisasi.

Fungsi Regulatif

Dalam fungsi ini, komunikasi digunakan sebagai alat untuk mendukung jalannya aturan serta pedoman yang telah disepakati oleh seluruh anggota dan pimpinan organisasi.

Artinya, komunikasi memegang peranan penting dalam memastikan bahwa setiap kebijakan dan prosedur dapat dijalankan sesuai arahan.

Fungsi Persuasif

Fungsi ini lebih menekankan pendekatan membujuk ketimbang memberi perintah secara langsung. Dalam praktiknya, pemimpin menggunakan komunikasi yang persuasif untuk mendorong anggota melakukan tugas mereka. 

Pendekatan ini dinilai lebih efektif karena dianggap lebih menghargai anggota dan mampu menciptakan kerja sama yang lebih baik.

Fungsi Integratif

Fungsi ini berhubungan dengan tersedianya media atau cara yang memudahkan setiap individu dalam organisasi menyelesaikan tugas mereka. 

Tujuannya adalah menciptakan sinergi dalam pelaksanaan kerja, sehingga semua pihak bisa menjalankan tanggung jawabnya dengan lancar dan terkoordinasi.

Konsep Komunikasi Organisasi

Goldhaber (1993) mengemukakan bahwa komunikasi organisasi merupakan suatu proses di mana individu-individu saling menciptakan serta menukar pesan dalam sebuah sistem jaringan yang saling bergantung satu sama lain. 

Menurutnya, tujuan utama dari komunikasi dalam organisasi adalah untuk menghadapi dinamika lingkungan yang tidak stabil atau senantiasa berubah. Ia juga merinci organisasi ke dalam tujuh konsep utama, yang dijelaskan sebagai berikut:

Proses

Konsep ini menekankan bahwa komunikasi dalam organisasi berjalan secara berkesinambungan. 

Organisasi sebagai sistem terbuka dan aktif memerlukan proses komunikasi yang terus-menerus agar dapat menciptakan serta menyalurkan pesan demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan dan merumuskan tujuan baru seiring waktu.

Pesan

Dalam konteks ini, pesan menjadi inti dari komunikasi organisasi. Setiap individu yang terlibat di dalam organisasi harus memahami bagaimana cara menyampaikan dan menerima pesan dengan tepat. 

Tujuannya adalah agar informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan baik oleh pihak lain dan tidak menimbulkan kesalahpahaman.

Jaringan

Organisasi dipandang sebagai kumpulan jaringan yang terdiri dari individu-individu di berbagai posisi, baik internal maupun eksternal. 

Masing-masing individu dalam jaringan ini memiliki tanggung jawab dan peran tertentu yang harus dijalankan demi kelangsungan dan efektivitas organisasi secara keseluruhan.

Saling Ketergantungan

Sebagai sistem terbuka, organisasi menunjukkan sifat saling bergantung antar unit atau bagian. 

Bila terdapat bagian yang mengalami hambatan dalam menjalankan fungsinya, maka bagian atau individu lain perlu ikut serta membantu agar keseluruhan sistem dapat berjalan kembali dengan baik.

Hubungan

Karena organisasi terdiri dari dua orang atau lebih, maka keberhasilan organisasi sangat ditentukan oleh hubungan yang terjalin antara individu-individu tersebut. 

Baik hubungan di dalam organisasi maupun dengan pihak luar menjadi komponen penting dalam menunjang kinerja organisasi.

Lingkungan

Organisasi beroperasi dalam konteks lingkungan yang mencakup dua sisi, yaitu internal dan eksternal. Kedua jenis lingkungan ini secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi keputusan yang diambil oleh organisasi.

Ketidakpastian

Konsep ini menyoroti perlunya ketersediaan informasi yang memadai di dalam organisasi. Komunikasi berfungsi sebagai alat untuk mengurangi ketidakpastian, sehingga setiap keputusan yang diambil menjadi lebih tepat dan efektif.

Sebagai penutup, dapat ditegaskan bahwa komunikasi organisasi adalah fondasi penting yang menjaga alur informasi tetap berjalan dan mendukung tercapainya tujuan bersama dalam sebuah organisasi.