JAKARTA - Apa itu surat keputusan mungkin bukan hal yang asing lagi bagi banyak orang. Apa saja ciri, struktur, jenis, dan contohnya?

Dokumen ini kerap ditemukan di berbagai lingkungan kerja atau lembaga, mulai dari sektor pendidikan hingga dunia industri. Fungsinya pun sangat bergantung pada kebutuhan serta keadaan yang sedang dihadapi oleh instansi tersebut.

Surat keputusan biasanya dikeluarkan oleh seorang pemimpin atau kepala lembaga sebagai bentuk penetapan terhadap suatu kebijakan atau keputusan penting. 

Lalu, sebenarnya seperti apa manfaat dari surat ini dalam kegiatan organisasi atau perusahaan? Untuk memahami lebih jauh, mari kita pahami bersama apa itu surat keputusan secara lebih mendalam.

Apa Itu Surat Keputusan dan Ciri-cirinya

Apa itu surat keputusan merujuk pada dokumen resmi yang dikeluarkan oleh suatu lembaga berdasarkan hukum atau peraturan yang berlaku. 

Umumnya, dokumen ini berasal dari institusi formal seperti sekolah, organisasi, badan pemerintahan, dan lembaga lainnya.

Pihak yang memiliki wewenang untuk menerbitkannya biasanya adalah pimpinan atau kepala lembaga tersebut. 

Tujuan utama dari dokumen ini adalah memberikan kejelasan status secara hukum atau resmi terhadap individu maupun badan yang tercantum di dalamnya.

Keputusan yang bersifat lisan tidak memiliki kekuatan hukum yang kuat, sehingga tidak bisa dijadikan acuan resmi. Karena itu, diperlukan bentuk tertulis yang sah secara hukum dan memiliki daya bukti.

Karakter dari surat ini bersifat tegas, spesifik, dan menyasar individu tertentu. Maka dari itu, penyampaiannya pun dilakukan secara langsung kepada pihak terkait dan bukan disebarluaskan ke publik.

Fungsi Surat Keputusan       

Penerbitan surat keputusan tentu bukan dilakukan secara sembarangan. Sebelum sebuah instansi mengeluarkan surat ini, biasanya isi dan tujuannya akan ditinjau secara cermat terlebih dahulu agar sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang dituju.

Surat keputusan memiliki beragam fungsi, baik dalam konteks hukum maupun non-hukum. Berikut beberapa di antaranya:

Menjadi Pernyataan Resmi dari Sebuah Instansi

Umumnya, surat keputusan disusun dan diterbitkan oleh lembaga resmi dalam bentuk tertulis. Ini dapat dikenali dari struktur penulisan serta penggunaan bahasa formal, serupa dengan surat resmi pada umumnya.

Sebagai Tindakan yang Bersifat Mengikat dan Pasti

Dokumen ini juga menjadi bentuk sikap tegas dari suatu instansi dalam merespons suatu kejadian atau persoalan. 

Umumnya, otoritas tertinggi dalam lembaga seperti kepala atau pimpinan memiliki wewenang untuk menetapkan keputusan, yang sifatnya mengikat terhadap penerima surat.

Berfungsi sebagai Bukti Hukum yang Kuat

Karena memiliki legalitas yang sah, surat ini bisa dijadikan pegangan apabila timbul persoalan hukum di kemudian hari. Wujudnya yang tertulis memberikan bobot hukum yang dapat dipertanggungjawabkan secara formal.

Menjaga Kerahasiaan dan Martabat Penerima

Surat keputusan biasanya ditujukan secara langsung dan tidak dipublikasikan secara luas, sehingga hanya diketahui oleh pihak yang bersangkutan. 

Ini memberi rasa aman dan menjaga kehormatan individu penerima, karena isi dari surat tersebut bersifat pribadi dan tidak perlu diketahui oleh orang lain.

Struktur Surat Keputusan

Penyusunan surat ini harus mengikuti format baku yang telah ditentukan. Hal ini penting karena berpengaruh terhadap keabsahan dan efektivitas surat tersebut dalam proses administratif. Secara umum, terdapat tiga bagian utama dalam strukturnya:

Konsiderans

Bagian ini berisi alasan atau dasar pemikiran mengapa surat keputusan perlu dibuat. Biasanya memuat referensi berupa undang-undang, peraturan, usulan, atau keputusan sebelumnya yang relevan dengan topik surat.

Desideratum

Pada bagian ini dicantumkan tujuan akhir dari diterbitkannya surat keputusan. Meski tidak selalu dituliskan secara eksplisit, maksud atau arah dari keputusan dapat dipahami melalui konteks yang disampaikan.

Diktum

Diktum merupakan bagian inti dari surat keputusan yang mencantumkan pernyataan resmi atau keputusan final dari pihak yang berwenang. Umumnya diawali dengan istilah seperti "memutuskan" atau "menetapkan", sebagai tanda dimulainya isi ketetapan.

Jenis-jenis Surat Keputusan

Terdapat beberapa ragam surat keputusan yang umum digunakan dalam berbagai situasi. Berikut beberapa di antaranya:

Penunjukan Karyawan di Perusahaan

Jenis surat ini umumnya dibuat oleh pimpinan atau direktur sebagai bentuk pengangkatan atau pemberhentian karyawan. 

Struktur penulisannya tetap mengikuti pola baku, hanya saja isinya disesuaikan dengan konteks, seperti hukum, ketentuan, dan informasi yang relevan dengan keputusan tersebut.

Penetapan Visi dan Misi Organisasi

Surat ini juga dapat digunakan untuk menetapkan visi dan misi suatu lembaga. Perumusan visi dan misi dilakukan oleh para anggota, kemudian disahkan secara resmi apabila telah mendapat persetujuan bersama. 

Setelah disepakati, seluruh anggota wajib menjadikan visi dan misi tersebut sebagai pedoman kerja.

Perpindahan Tugas atau Mutasi Pegawai

Surat keputusan juga menjadi dasar dalam pelaksanaan mutasi karyawan. Tanpa adanya dokumen ini, proses mutasi dinilai tidak sah. 

Biasanya digunakan untuk memindahkan tugas pegawai, seperti dalam lingkup instansi pemerintahan atau PNS yang sering mengalami rotasi jabatan.

Penetapan Hasil Kompetisi

Dalam dunia perlombaan atau pertandingan, penentuan pemenang secara resmi juga ditetapkan melalui surat keputusan. Langkah ini mencerminkan proses yang profesional dan formal, mengingat surat tersebut memiliki status legal dan resmi.

Contoh Surat Keputusan

Melansir dari akseleran.co.id dan kantorkita.co.id, berikut ini contoh surat keputusan.

1. Surat Keputusan Kenaikan Jabatan

PT Victorique Sejahtera

Jalan Kerabat Indah No. 65, Pontianak

SURAT KEPUTUSAN

Nomor: SK.009-234/SK-KJ/21

Kepada Yth.

Saudari Ariana Zalika

di Tempat

Perihal: Kenaikan Jabatan

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan oleh kami terhadap kinerja dan prestasi Saudari dari awal bekerja hingga saat ini, PT Victorique Sejahtera telah membuat sebuah keputusan berdasarkan ketentuan dan peraturan yang berlaku. Kami menaikkan jabatan Saudari dari posisi staf administrasi menjadi manajer administrasi.

Berikut keterangan lebih lanjut terkait kenaikan jabatan Saudari:

Nama : Ariana Zalika

NIP : 07310

Tanggal Masuk Kerja : 2 Desember 2021

Bagian : Administrasi

Gaji : Rp5.500.000 (lima juta lima ratus ribu rupiah)

Hak dan kewajiban lainnya dari Saudari selanjutnya akan dicantumkan dalam peraturan perusahaan. Maka dari itu, diharapkan bagi Saudari untuk bertanggung jawab dalam mengemban tugas serta taat pada seluruh aturan.

Surat Keputusan Kenaikan Jabatan ini berlaku sejak tanggal dikeluarkannya. Apabila terdapat kekeliruan, surat ini akan disunting sebagaimana mestinya di kemudian hari.

Pontianak, 27 November 2021

Direktur PT Victorique Sejahtera

2. Surat Keputusan Lomba

KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA

SMP NEGERI 1 SIAK

Jalan Bunga Kecubung No. 57, Kabupaten Siak

SURAT KEPUTUSAN

Nomor: 872/PORAK-7/SMPN01/III/2020

PERIHAL: Piala Bergilir Kementerian Pemuda dan Olahraga Kabupaten Siak pada Kegiatan Lomba Olahraga Antarkelas di SMP Negeri 1 Siak Tahun 2020

MENIMBANG:

Lomba olahraga antarkelas di SMP Negeri 1 Siak menjadi acara tahunan yang bertujuan untuk mencetak atlet bertalenta dari generasi muda.

Berdasarkan hasil Rapat Akhir tahun 2019, kegiatan ini sudah tercantum dalam Program Kerja tahun 2020.

MENGINGAT:

Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2007 terkait pengadaan kejuaraan atau pekan olahraga.

Pentingnya meningkatkan pengawasan dalam mengembangkan bakat olahraga para peserta didik.

Detail program kerja yang dibuat oleh OSIS SMP Negeri 1 Siak periode 2020/2021.

Surat Keputusan SMP Negeri 1 Siak.

MENETAPKAN:

Piala bergilir akan diberikan kepada juara umum dari seluruh cabang kompetisi olahraga antarkelas.

Pihak yang menerima piala bergilir wajib merawat dan menjaga piala sebaik mungkin.

Kelas wajib mengganti dengan piala yang serupa apabila terjadi kerusakan, baik sengaja maupun tak disengaja.

Piala bergilir akan diminta kembali setahun selanjutnya untuk diperebutkan dalam lomba yang akan datang.

Siak, 15 Juli 2020

Kepala Sekolah SMP Negeri 1 Siak

3. Surat Pergantian Staf

Gress Technology and Beauty

Jl. HOS Cokroaminoto No 15, Kalikuning, Solo, Indonesia
Telp (0352) 2328 | 0866 3254 6385
Solo – Jawa Tengah  – Indonesia

Bandung , 12 Maret 2022
Perihal: mutasi kerja karyawan

Surat Keputusan Mutasi Karyawan

Nomor: ___________________________

Berdasarkan hasil evaluasi penilaian kinerja oleh HRD CV. Gress Technology and Beauty dan pertimbangan dari beberapa pihak. Menyampaikan keputusan mutasi kepada:

Nama : Teresia Ruth Betty

Nomor ID karyawan : 574255

Status : Karyawan Tetap

Jabatan :  Digital Marketer

Divisi : Media and Marketing

Memutuskan untuk melakukan pindah posisi kerja kepada karyawan yang bersangkutan dari posisi Asisten Head

Berpindah ke posisi Team Leader Coordinator Media and Marketing CV. Gress Technology and Beauty. Keputusan ini terhitung sejak tanggal 1 Juli 2022.

Demikian surat keputusan mutasi hari ini, pihak terkait dimohon mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.

Solo, 16 Juni 2022

Disetujui

Karina Jasmine

Owner CV. Gress Technology and Beauty

Jenis-jenis Surat

Inilah klasifikasi surat yang disusun berdasarkan tujuan pembuatannya.

Surat Pribadi

Jenis surat ini ditujukan untuk kepentingan personal atau individu. Umumnya digunakan dalam komunikasi antar teman, keluarga, atau kenalan. 

Ciri khasnya adalah tidak memakai nomor surat, tanpa kop surat, bagian pembuka dan penutup yang lebih fleksibel dan beragam, penggunaan bahasa yang lebih santai dan tidak selalu baku, serta format penulisan yang bebas.

Surat Resmi

Digunakan dalam konteks formal, baik oleh individu, instansi, maupun organisasi tertentu. Isinya bisa berupa pengumuman, surat edaran, undangan, dan dokumen resmi lainnya.

Karakteristik surat resmi mencakup keberadaan kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, salam pembuka dan penutup yang sesuai norma umum, bahasa yang resmi dan baku, serta stempel instansi (jika diperlukan), dan mengikuti format standar.

Jenis-jenis surat resmi antara lain:

-Surat keputusan, yang berfungsi untuk menyampaikan keputusan dari pihak yang memiliki kewenangan kepada pihak tertentu.

-Surat kuasa, sebagai dokumen legal pemberian wewenang dari satu pihak ke pihak lainnya.

-Surat perintah, berisi instruksi atau penugasan dari atasan ke pihak yang ditunjuk.

-Surat pengantar, bertugas menjelaskan maksud pengiriman dokumen atau tujuan lain.

-Surat edaran, digunakan untuk menyampaikan informasi atau kegiatan kepada kelompok sasaran tertentu.

-Surat undangan, dibuat untuk mengundang individu atau kelompok menghadiri acara tertentu.

Surat Niaga

Diperuntukkan bagi dunia usaha dalam menjalankan kegiatan bisnis, baik di bidang industri maupun jasa. Fungsi utama surat ini adalah memperluas jejaring dan kerja sama dengan mitra luar.

Secara garis besar, surat niaga dibagi menjadi dua, yaitu surat niaga internal dan eksternal, tergantung pada pihak yang terlibat serta maksud surat tersebut. 

Contoh surat niaga adalah surat jual beli, kwitansi, dan dokumen transaksi perdagangan lainnya.

Surat Dinas

Jenis surat ini dibuat oleh instansi pemerintah atau kantor untuk mendukung urusan pekerjaan yang bersifat resmi.

Surat dinas memiliki fungsi penting sebagai dokumen legal, pengingat dalam bentuk arsip, pedoman kerja (seperti surat keputusan dan surat instruksi), dan dokumen sejarah perkembangan lembaga.

Ciri-cirinya meliputi kop surat instansi, nomor surat, bagian lampiran dan perihal, penggunaan salam pembuka dan penutup baku, bahasa formal, stempel lembaga, serta format surat yang sesuai standar.

Beberapa jenis surat dinas antara lain: surat pemberitahuan dinas, undangan dinas, kuasa dinas, keterangan dinas, memo, edaran dinas, surat pengantar, perjalanan dinas, surat rekomendasi, laporan dinas, dan lainnya.

Surat Lamaran Kerja

Surat ini dibuat sebagai permohonan pekerjaan di perusahaan, lembaga pemerintahan, atau institusi lainnya. Meskipun bentuknya menyerupai surat resmi, surat lamaran dikategorikan sebagai jenis tersendiri.

Komponen penting dalam surat lamaran kerja meliputi tempat dan tanggal penulisan, nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi yang menjelaskan maksud lamaran, salam penutup, serta tanda tangan beserta nama lengkap pembuat surat.

Sebagai penutup, memahami apa itu surat keputusan sangat penting agar kita tahu bagaimana peran dan fungsinya dalam berbagai kegiatan resmi maupun administratif.